När arbetsgivaren behöver anpassa arbetsplatsen

Om en arbetsuppgift eller miljö behöver anpassas, börja med att tala med din chef eller den som tar emot frågor om arbetsanpassning. Beskriv vad som är svårt i arbetet och vad du skulle behöva för att kunna utföra uppgiften. Arbetsanpassning kan handla om hur en uppgift görs, hur arbetstiden läggs, var du arbetar eller vilken utrustning du använder. Anpassningen kan behövas för att förebygga frånvaro eller för att göra det möjligt att fortsätta arbeta eller komma tillbaka efter frånvaro.

Arbetsgivarens och medarbetarens uppgifter

Arbetsmiljöverkets regler beskriver en process. När ett behov har konstaterats ska arbetsgivaren utreda vad som behöver göras, genomföra lämpliga åtgärder och följa upp hur de fungerar. Åtgärden behöver justeras när uppföljningen visar att den inte ger det stöd som behövs. Den som berörs ska få möjlighet att vara med i utredningen, i arbetet med att utforma åtgärden och i uppföljningen.

Dina erfarenheter behövs för att arbetsgivaren ska förstå hur uppgiften fungerar i verkligheten. Berätta vad du kan göra, när svårigheten uppstår och vad som gör den mindre. Om verksamheten behöver kunskap som den inte har kan arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller annan sakkunnig. Arbetsmiljöverkets vägledning visar hur arbetsgivaren kan utreda och följa upp anpassningen.

Gör det lätt att förstå vad som behöver ändras

Förbered två eller tre exempel från ett vanligt arbetspass. Börja med att beskriva uppgiften: vad ska göras, var sker det och vilka verktyg används? Förklara sedan vad som händer. Det kan vara att en instruktion går att följa i ett tyst rum men försvinner i bullret när den ges muntligt ute i verksamheten. Det kan också vara att du kommer åt ett verktyg vid en arbetsstation men att det tar längre tid när du växlar till en annan plats.

Försök att ange vad som skulle gå att prova i just den situationen. Det kan vara att ge instruktionen på ett annat sätt, flytta en arbetsyta, ordna ett annat arbetssätt eller se över i vilken ordning uppgifterna görs. Om problemet varierar, beskriv både när arbetet går bra och när det blir svårt. En ändring kan behöva provas under flera typer av arbetspass för att ni ska se om den fungerar.

Utgå från hela arbetsmomentet

En lösning kan förbättra ett steg och samtidigt lämna andra hinder kvar. En medarbetare kan till exempel kunna läsa en instruktion på en surfplatta, men behöva lägga undan den mitt i arbetsmomentet för att kunna använda båda händerna. Det behöver därför gå att hämta informationen när den behövs och fortsätta med uppgiften utan att skapa nya problem i arbetsmiljön.

Titta också på vad som händer runt uppgiften. Om flera personer delar på samma arbetsyta kan möblering och förvaring behöva fungera för alla. Om arbete sker ute hos kunder kan det vara viktigt att anpassningen går att ta med eller att arbetsuppgiften kan planeras på ett annat sätt. Vid riskfyllda arbetsmoment ska förändringar bedömas i arbetsmiljöarbetet innan de provas. Ta upp frågor om säkerhet och arbetsutrustning med arbetsgivaren.

Kom överens om en första åtgärd och ett sätt att följa upp

Gå igenom vilken ändring som ska provas, vem som gör den och när ni ses igen. Beskriv vad ni vill se i praktiken. Det kan handla om att du ska kunna ta emot instruktioner i ett visst rum, hitta informationen när ett arbetspass börjar eller använda en funktion utan att behöva be någon annan om hjälp varje gång. Om ni har flera förslag kan ni prata om vilket som först går att undersöka på ett säkert sätt.

Ta upp vem som behöver veta vad för att anpassningen ska gå att använda. En kollega kan behöva veta att instruktioner ska lämnas i ett visst format, medan chefen och du behöver diskutera hur åtgärden följs upp. Vid uppföljningen kan ni gå igenom vad som fungerade, i vilka situationer det fortfarande var svårt och vad nästa åtgärd ska vara. Be att få veta vem som ansvarar för att frågan tas upp igen om arbetet förändras.

När ett personligt arbetshjälpmedel behövs

I vissa situationer räcker det inte att justera arbetsuppgiften eller den vanliga utrustningen. Om du behöver ett individuellt anpassat arbetshjälpmedel kan bidrag från Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan vara aktuellt beroende på ditt arbete och din anställning. Fråga vilken myndighet som ska kontaktas innan något köps. Läs mer i guiden om bidrag till arbetshjälpmedel.

Arbetsplatsen kan behöva förbereda användningen även om utrustningen finansieras på annat sätt. Ett program kan behöva fungera med arbetets IT-system och ett fysiskt hjälpmedel kan kräva en anpassad arbetsyta. Planera vem som provar installationen, vem som hjälper dig att komma igång och vad som ska hända om hjälpen inte fungerar på den arbetsplats där du använder den.

När arbetet ändras eller du kommer tillbaka efter frånvaro

Om arbetsuppgifter, lokaler eller arbetstid ändras behöver ni bedöma om anpassningen fortfarande fungerar. Inför en återgång kan du och arbetsgivaren prata om vilka uppgifter som är möjliga från början och när ni behöver stämma av. Planera ett nytt möte efter att du har hunnit prova arbetet i den situation ni talat om. Om en åtgärd fungerar i några timmar men blir svår under en hel arbetsdag, beskriv hur skillnaden märks.

Om frågan inte kommer vidare, be att få veta vem arbetsgivaren har utsett som ansvarig för arbetsanpassning och hur verksamheten följer upp sådana ärenden. Du kan också fråga en facklig företrädare eller ett skyddsombud om stöd inför samtalet. Hos Arbetsmiljöverket finns vägledning för både arbetsgivare och arbetstagare.

När olika arbetsplatser ställer olika krav

En åtgärd kan fungera på kontoret men behöva se annorlunda ut under distansarbete eller hos en kund. Be arbetsgivaren gå igenom vilken utrustning, vilka instruktioner och vilka kontaktvägar som finns på respektive plats. Om arbetsgivaren ordnar ett verktyg som behöver vara tillgängligt i flera miljöer kan ni prova en vanlig uppgift på varje plats. Vid uppföljningen kan ni då se om åtgärden faktiskt fungerar där arbetet utförs och om ni behöver planera för återkommande byten mellan platserna.

Frågor att ta med till nästa samtal

• Vad behöver fungera i mitt vanliga arbete, och vilket exempel visar det tydligast?
• Vilken anpassning kan vi prova, vem ordnar den och vad ska vi följa upp?
• Behövs stöd från företagshälsovård, teknisk personal eller någon annan?
• Hur tar vi hand om uppgiften under tiden en lösning provas?
• Vem kontaktar jag om åtgärden behöver ändras eller arbetsuppgiften förändras?